En muchas ocasiones, los empleados se quejan de la pérdida de tiempo en
las reuniones laborales, debido a que pueden empezar tarde, con ideas
inconclusas o simplemente sin un objetivo claro al que se quiere llegar. En la medida que las compañías tratan de ser
más atractivas y productivas, la forma en que dirigen sus reuniones necesitan
ser adecuadas para adaptarse a una fuerza laboral más joven y colaborativa.
Además, se puede utilizar la tecnología a favor y realizar algunas reuniones
virtuales.
Con esto en mente,
les ofrecemos cinco maneras que según el portal searchdatacenter.techtarget.com
hacen más productiva una reunión y acortar todo ese tiempo perdido:
Deje el proceso y concéntrese en los
resultados
No existe una razón
para que todas las reuniones deban estructurarse siempre de la misma manera,
especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una
reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera. En lugar de estar
llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrese en lo que
quiere lograr y ajuste los tiempos de reunión acorde a esos logros. Si hay
algún punto clave que necesite ser
discutido, lidie con él y deje otros temas de la agenda para ser resueltos más
adelante.
Arregle los problemas técnicos
¿En cuántas ocasiones
ha tenido dificultades para realizar una reunión por marcar mal el número
telefónico? Hay cinco grandes razones
para que las reuniones sean retrasadas: Dificultades técnicas con software,
información incorrecta de la conferencia, actualizaciones necesarias del
software, no saber quiénes estarán durante la reunión, y números incorrectos o
complicados para llamar. Todo esto, en conjunto, puede generar muchas
frustraciones. Las compañías pueden eliminar esos dolores de cabeza con
herramientas de colaboración y reuniones virtuales, que proporcione reuniones
en tiempo real e intuitivas, integradas con audio, interacción en video, sin
descargas extras requeridas.
Manténgalas cortas y flexibles
Al organizar una
reunión, resulta tentador incluir a todos los que en alguna ocasión estuvieron
involucrados con el proyecto. Pero cuando la lista de involucrados sigue
creciendo, puede llegar a ser difícil tomar una decisión con rapidez. Muchas
compañías están mudando sus dinámicas de reuniones largas y formales a favor de
reuniones cortas, relajadas y que permitan discutir metas específicas. Limitar
el número de personas requeridas en la junta hace la conversación más efectiva.
Hágalo divertido
Una tediosa plática o
una extensa presentación de PowerPoint pueden volver papilla el cerebro de
todos. Eleve el nivel de atención siendo creativo en sus reuniones. Sea más
ligero y con humor, cuente alguna broma o muestre
imágenes interesantes para introducir el siguiente tema.
Rompa los grupos
La colaboración es la
razón de ser de cualquier reunión, pero es difícil intercambiar ideas con
alguien a quien apenas se conoce. Intercale los asientos y motive a todos a
interactuar con nuevas personas durante y después de la reunión.
Con estos cinco tips,
podrá realizar reuniones más productivas y que motiven a sus empleados a
cumplir los objetivos establecidos.