En muchas ocasiones, los empleados se quejan de la pérdida de tiempo en las reuniones laborales, debido a que pueden empezar tarde, con ideas inconclusas o simplemente sin un objetivo claro al que se quiere llegar. En la medida que las compañías tratan de ser más atractivas y productivas, la forma en que dirigen sus reuniones necesitan ser adecuadas para adaptarse a una fuerza laboral más joven y colaborativa. Además, se puede utilizar la tecnología a favor y realizar algunas reuniones virtuales.

Con esto en mente, les ofrecemos cinco maneras que según el portal searchdatacenter.techtarget.com hacen más productiva una reunión y acortar todo ese tiempo perdido:

Deje el proceso y concéntrese en los resultados

No existe una razón para que todas las reuniones deban estructurarse siempre de la misma manera, especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera. En lugar de estar llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrese en lo que quiere lograr y ajuste los tiempos de reunión acorde a esos logros. Si hay algún punto clave que necesite ser discutido, lidie con él y deje otros temas de la agenda para ser resueltos más adelante.

Arregle los problemas técnicos

¿En cuántas ocasiones ha tenido dificultades para realizar una reunión por marcar mal el número telefónico? Hay cinco grandes razones para que las reuniones sean retrasadas: Dificultades técnicas con software, información incorrecta de la conferencia, actualizaciones necesarias del software, no saber quiénes estarán durante la reunión, y números incorrectos o complicados para llamar. Todo esto, en conjunto, puede generar muchas frustraciones. Las compañías pueden eliminar esos dolores de cabeza con herramientas de colaboración y reuniones virtuales, que proporcione reuniones en tiempo real e intuitivas, integradas con audio, interacción en video, sin descargas extras requeridas.

Manténgalas cortas y flexibles

Al organizar una reunión, resulta tentador incluir a todos los que en alguna ocasión estuvieron involucrados con el proyecto. Pero cuando la lista de involucrados sigue creciendo, puede llegar a ser difícil tomar una decisión con rapidez. Muchas compañías están mudando sus dinámicas de reuniones largas y formales a favor de reuniones cortas, relajadas y que permitan discutir metas específicas. Limitar el número de personas requeridas en la junta hace la conversación más efectiva.

Hágalo divertido

Una tediosa plática o una extensa presentación de PowerPoint pueden volver papilla el cerebro de todos. Eleve el nivel de atención siendo creativo en sus reuniones. Sea más ligero y con humor, cuente alguna broma o muestre imágenes interesantes para introducir el siguiente tema.

Rompa los grupos

La colaboración es la razón de ser de cualquier reunión, pero es difícil intercambiar ideas con alguien a quien apenas se conoce. Intercale los asientos y motive a todos a interactuar con nuevas personas durante y después de la reunión.